چه جاهایی به پورتال نیاز دارند؟

پورتال ها، دروازه ورود به یک بانک اطلاعاتی هستند. در واقع پورتال ها به شکل یک راهنما ظاهر می شوند. در حالی که، وب سایت ها حاوی اطلاعات زیادی هستند. در پورتال ها امکان ها گفت و گو و مکالمه بین اعضا وجود دارد. برای مثال دانشجویان می توانند از طریق پورتال با اساتید خود در ارتباط باشند و سوال های خود را مطرح کنند. عوامل زیادی در طراحی و کاربرد وب سایت موثر هستند. در حالی که هدف از طراحی پورتال ، ارائه یک سیستم کاربر محور است. در واقع، کاربر و خواسته های او در طراحی پورتال اهمیت زیادی دارد.

همانطور که می دانید، سایت به مدیریت نیاز دارد. اضافه کردن مطلب، بهینه سازی، دسته بندی مطالب، و طراحی سایت به چندین نیروی متخصص احتیاج دارند. در حالی که برای مدیریت پورتال به نیروی دیگری لازم نیست. کارمندان، مدیران، اساتید و دانشجویان به راحتی می توانند از پورتال استفاده کرده و آن را مدیریت کنند.

طراحی پرتال شامل سه دسته اطلاعات می شود: داده های ساخت یافته، داده های بدون ساختار و اطلاعات خاص. داده های ساخت یافته، همان داده های سازمان یافته هستند که می توان در آن جست و جو انجام داد. جست و جوها از نوع سلسله مراتبی و براساس کلمات کلیدی هستند. برای مثال، فهرست الفبایی کتاب های یک کتابخانه یک نمونه از داده های ساخت یافته است. گزارش ها، تحلیل ها، پرس و جوهای مشخص و دانش های مرتبط با کسب و کار از نمونه اطلاعات سازمان یافته هستند.

داده های بدون ساختار در پورتال ها

دومین نوع داده ها، داده های بدون ساختار است. در این داده ها، نمی توان به سادگی جست و جو انجام داد. در واقع داده های بدون ساختار خارج از بانک اطلاعاتی قرار دارند. متن ها، صوت، تصویر، و یا گرافیک، ایمیل و قرارهای ملاقات از جله داده های بدون ساختار هستند. سومین اطلاعاتی که در دسته قرار می گیرد، اطلاعات خاص هستند. این اطلاعات در فرایندهای دیگر مورد استفاده قرار می گیرند. از جمله این اطلاعات می توان به اخبار، گزارش ها، سهام  و محتوای بی اهمیت اشاره کرد.
اولین پورتال ها در فضای وب، Yahoo و Excite بودند. هر دوی این پورتال ها به عنوان موتورهای جست و جو و فهرست شبکه شروع به فعالیت کردند. طراحان یاهو که از فارغ التحصیلان دانشگاه استنفورد بودند، با هدف ساخت یک راهنمای شبکه یا فهرستی از سایت های مناسب شروع به کار کردند. آنها می خواستند، یک مکان واحد برای پیدا کردن سایت های مفید ایجاد کنند. هنگامی که یاهو برای اولین بار شروع به کار کرد، تبدیل به یک مکان سازمان یافته از جهان اطلاعات شد و به سرعت نیز گسترش یافت. نیز به عنوان یک موتور جست و جو از دهه 1990 شروع به کار کرد. اگزیت اولین صفحه اینترنتی بود که صفحات را برای کاربرانش تنظیم می کرد. یکی دیگر از پورتال های محبوب جهان، آمازون است. آمازون براساس علاقه کاربران، اطلاعات مورد نیاز شان را به آنها نشان می دهد.

دومین نسل پورتال ها

دومین نسل طراحی پرتال ها روی اطلاعات و نرم افزار تاکید داشتند. در این نوع از پورتال ها، کاربران با محیط پورتال همکاری داشتند. یعنی، یک همکاری متقابل بین کاربران وجود دارد. از ویژگی های این نوع پورتال ها می توان به سرویس های مدیریت محتوا و سرویس ارتباط درون سازمانی اشاره کرد. ویژگی اصلی نسل سوم پورتال ها، تجارت الکترونیک است. در این نوع پورتال ها، یک ارتباط درست و هدفمند بین تولیدکنندگان، مشتریان و کارمندان ایجاد می شود. یک نکته دیگر در نسل پورتال ها این است که اطلاعات با نحوه نمایش آنها با توجه به نقش های مختلف کاربران، متفاوت است.
یک روش دیگر برای تقسیم بندی پورتال، نحوه پاسخگویی آنها به نیاز کاربران است. در این حالت، سه نوع پورتال وجود دارند. پورتال های بی تو بی (Business to Business)، پورتال های بی تو سی یا (Business to Customer) و پورتال های ایی تو بی (Business to Expert). در پورتال های بی تو بی، مدیر یا مدیران با نمایندگان و عوامل فروش ارتباط دارد. از جمله امکانات این نوع پورتال ها، بررسی موجودی، صدور فاکتور، و سفارش خرید است. در واقع، هدف از این نوع پورتال ها، یکپارچه سازی اطلاعات سازمان است.
هدف از پورتال های بی تو سی، ارتباط با مشتریان است. این پورتال ها، اطلاعات جامعی در مورد شرکت و یا فروشگاه به مشتریان ارائه می کند. مشتریان می توانند محصول خود را سفارش دهند، فاکتور ها را پرداخت کنند، نظر دهند و با مشتریان دیگر ارتباط برقرار کنند.

پورتال های ایی تو بی، پورتال های اینترنتی ای هستند که وظیفه به اشتراک گذاری اطلاعات را انجام می دهند. در واقع، در پورتال های ایی تو بی، اطلاعات یک سازمان با پرسنل و کارمندان به اشتراک گذاشته می شود. گزارش های کاری، اخبار شرکت و اطلاعات داخلی از جمله مواردی هستند که در این پورتال ها منتشر می شوند. همچنین، یک سیستم گفت و گوی اختصاصی نیز در این پورتال ها وجود دارد. پورتال ها را از نظر نوع کارایی نیز می توان دسته بندی کرد. در این حالت، پورتال خبری، فروشگاهی، آموزشی، سازمانی، شرکتی، دانشگاهی، شخصی، تبلیغاتی و غیره از انواع پورتال ها هستند.

همانطور که می دانید، سایت به مدیریت نیاز دارد. اضافه کردن مطلب، بهینه سازی، دسته بندی مطالب، و طراحی سایت به چندین نیروی متخصص احتیاج دارند. در حالی که برای مدیریت پورتال به نیروی دیگری لازم نیست. کارمندان، مدیران، اساتید و دانشجویان به راحتی می توانند از پورتال استفاده کرده و آن را مدیریت کنند.

طراحی پرتال شامل سه دسته اطلاعات می شود: داده های ساخت یافته، داده های بدون ساختار و اطلاعات خاص. داده های ساخت یافته، همان داده های سازمان یافته هستند که می توان در آن جست و جو انجام داد. جست و جوها از نوع سلسله مراتبی و براساس کلمات کلیدی هستند. برای مثال، فهرست الفبایی کتاب های یک کتابخانه یک نمونه از داده های ساخت یافته است. گزارش ها، تحلیل ها، پرس و جوهای مشخص و دانش های مرتبط با کسب و کار از نمونه اطلاعات سازمان یافته هستند.

پورتال های افقی و عمودی

طراحی پرتال ها را می توان از نظر طیف مخاطب و موضوع به دو دسته پورتال های افقی و عمودی تقسیم بندی کرد. پورتال های افقی (Mega or Public Portal) به دنبال جلب مخاطب هستند. آنها با ارائه سرویس های مختلف و جذاب، یک فضای عمومی ایجاد می کنند. به بیان دیگر، پورتال های افقی روی یک موضوع خاص تمرکز ندارند.  از نمونه پورتال های افقی می توان به Yahoo, Google, Altavista, MSN و غیره اشاره کرد.پورتال های عمودی روی موضوع خاصی تمرکز دارند. اطلاعات خاصی را به کاربران خاص ارائه می دهند. از آنجایی که پورتال های عمودی تخصصی هستند، به سرعت توانسته اند جایگاه خوبی در بین کاربران وب پیدا کنند. از نمونه پورتال های عمودی می توان به پورتال علمی و دانشگاهی اشاره کرد. زیرمجموعه پورتال های عمودی، پورتال های منابع بنگاه ها و پورتال های اطلاعات بنگاه ها وجود دارند. شرکت ها می توانند با استفاده از این پورتال ها، منابع داخلی و خارجی را به راحتی به اشتراک بگذارند. مدیران می توانند اطلاعات تجاری و شغلی (مانند بودجه، قیمت گذاری، فروش و درآمدها را به اطلاع مشتریان برسانند. نام دیگر این پورتال ها، پورتال های صنعتی هستند.

درباره طراحی پورتال سازمانی بیشتر بدانیم

به طور کلی جریان هر پرتال با پرتال دیگر فرق می کند. طراحی پورتال سازمانی بسیار رواج بالایی در جهان دارد که کار را برای سازمان ها بسیار آسان کرده است. معمولا سازمان های بزرگ رویکردی متفاوت تر از شرکت های تجاری دارند. هرچقدر هم که این شرکت های تجاری و برند ها بزرگ باشند، در حال ارائه خدمات هستند و فعالیت های خیلی مهم مردمی در آن ها انجام نمی شود. اما طراحی پورتال سازمانی برای یک سازمان چه بزرگ و چه کوچک لازم است. شاید حتی خیلی از امور لازم باشد که مستقیما از طریق پورتال انجام شود و بدون آن کار ها اصلا پیش نمی رود. پس می توان گفت اگر طراحی پورتال برای شرکت ها امری عالی و تاثیر گذار است، طراحی پورتال برای دانشگاه و طراحی پورتال سازمانی گاهی واجب هم هستند و لازم است که این پورتال ها به بهترین شکل نیز کار بکنند.